Jak zorganizować imprezę integracyjną – plan krok po kroku dla HR

Jak zorganizować imprezę integracyjną, na którą ludzie przyjdą chętnie, a nie z obowiązku? Zacznij od celu i budżetu, potem zapytaj zespół o zdanie, a dopiero na końcu wybierz atrakcję i dopnij logistykę. Poniżej znajdziesz plan w 9 krokach, harmonogram przygotowań i przykładowy program popołudnia.

Piszemy z perspektywy organizatora: mecze bumper ball prowadzimy w Krakowie od lat, również dla firm. Ten plan sprawdzi się jednak niezależnie od tego, czy wybierzecie mecz w kulach, warsztaty, czy rejs po Wiśle – i podpowie też, jak zorganizować imprezę firmową bez nerwów w ostatnim tygodniu.

Jak zorganizować imprezę integracyjną – plan w 9 krokach

Krok 1. Określ cel

Poznanie się nowego zespołu, świętowanie końca projektu, zbliżenie działów, które na co dzień tylko wymieniają maile – każdy z tych celów wymaga innego formatu. Zapisz cel jednym zdaniem i pokaż go osobie, która zatwierdza budżet. Oszczędzisz sobie późniejszych dyskusji w stylu „a może jednak gokarty”.

Przykłady: nowy zespół potrzebuje gier na poznanie się i wspólnej aktywności, po trudnym projekcie lepiej sprawdzi się coś na luzie, a przy integracji działów – drużyny mieszane, w których ktoś z księgowości gra w parze z kimś z IT.

Krok 2. Ustal budżet na osobę

Policz kwotę na uczestnika i rozbij ją na atrakcję, jedzenie i napoje, transport oraz ok. 10% rezerwy. Dla porównania: mecz w kulach kosztuje u nas 75 zł/os. bez hali, 95 zł/os. z halą i 125 zł/os. w pakiecie VIP z animacją, sędzią i pamiątkowymi zdjęciami. Przykładowo przy 30 osobach mecz z halą to 30 × 95 zł = 2850 zł – do tego jedzenie i ewentualny transport. Od razu ustal też z księgowością, czy budżet liczycie netto, czy brutto. Gotowe wyliczenia dla 20, 50 i 100 osób znajdziesz w tekście ile kosztuje impreza firmowa w Krakowie.

Krok 3. Wybierz termin i porę

Jeśli zależy Ci na frekwencji, rozważ termin w godzinach pracy – nikt nie musi wtedy wybierać między integracją a prywatnymi planami. Sprawdź kalendarz urlopów, zamknięcia kwartału i ważne terminy projektów. Latem nie planujcie aktywności w pełnym słońcu w południe; wtedy, podobnie jak zimą, lepiej sprawdzi się hala.

Krok 4. Zrób krótką ankietę

Wystarczy 3–5 pytań, na przykład:

• Który z proponowanych terminów Ci pasuje?
• Wolisz aktywność ruchową, spokojniejszą czy mieszaną?
• Czy masz ograniczenia dietetyczne lub alergie?
• Czy wolisz wieczór z alkoholem, czy bez?
• Czy jest coś, co sprawi, że udział będzie dla Ciebie wygodniejszy?

Anonimowa ankieta pozwala szczerze przyznać, że ktoś nie znosi karaoke. Daj kilka dni na odpowiedzi i wyślij jedno przypomnienie.

Krok 5. Dobierz atrakcję do ludzi, a nie do mody

Najlepiej działa połączenie aktywnej części ze spokojniejszą, np. mecz i kolacja albo warsztaty i quiz. Sprawdź też, ile osób może brać udział jednocześnie: w bumper ball na boisku gra 10–12 osób, więc większą grupę dzielimy na drużyny i rozgrywamy mini turniej. Inspiracje znajdziesz w zestawieniu 20 pomysłów na integrację firmową w Krakowie.

Zaplanuj role dla osób, które nie chcą lub nie mogą grać: kibic, fotograf, osoba od tabeli wyników. Dzięki temu nikt nie stoi z boku z kubkiem kawy i miną „ja tylko popatrzę”. Mieszajcie też drużyny między działami – inaczej integrują się tylko ci, którzy i tak siedzą biurko w biurko.

Krok 6. Zaplanuj logistykę

Miejsce, dojazd, jedzenie i plan dnia z godzinami – te cztery rzeczy powinny zmieścić się na jednej kartce. Jeśli wybierzecie mecz w kulach, gramy w halach Com Com Zone (ul. Ptaszyckiego 6, Nowa Huta) i przy al. Jana Pawła II 37 albo w miejscu wskazanym przez Was. Dowóz kul jest gratis do 15 km od centrum Krakowa, a jeśli nie macie obiektu, znajdziemy i zarezerwujemy halę.

Przy gościach spoza miasta pomagamy też z resztą dnia: transportem z hotelu i z powrotem, stolikiem w restauracji albo wieczorem na statku Boat Party. Szczegóły organizacyjne meczu dla firm znajdziesz na stronie bumper ball na imprezę integracyjną w Krakowie.

Wyznacz jedną osobę kontaktową po Waszej stronie i poproś o taką samą u każdego dostawcy. W dniu wydarzenia oszczędzi Ci to kilkunastu telefonów typu „a gdzie mamy wejść?”.

Krok 7. Komunikuj jasno i z wyprzedzeniem

Zaproszenie wyślij 3–4 tygodnie wcześniej: data, godziny, miejsce, dojazd, program i strój. Przy aktywnej atrakcji napisz wprost, w co się ubrać – na mecz w kulach wystarczą spodenki lub dres, T-shirt i sportowe buty. Dzień lub dwa przed wydarzeniem wyślij przypomnienie z planem dnia i numerem do osoby kontaktowej.

Krok 8. Zadbaj o bezpieczeństwo

Zapytaj każdego dostawcę, jak wygląda instruktaż i kto czuwa nad przebiegiem atrakcji. U nas przed grą jest instruktaż bezpiecznego zakładania kuli, a nad przebiegiem gry czuwa nasz organizator (w pakiecie VIP także sędzia z animacją). Kule są dla osób od ok. 150 cm wzrostu, a maksymalna waga gracza to 100 kg – sprawdź to, zanim roześlesz zaproszenia.

Aktywną część zaplanuj przed alkoholem, nie po nim. Przygotuj wodę i apteczkę oraz wyznacz osobę, która zna dokładny adres miejsca i w razie potrzeby wezwie pomoc.

Krok 9. Podsumuj i zbierz opinie

W ciągu tygodnia wyślij krótką ankietę – wystarczą trzy pytania: ocena w skali 1–5, co było najlepsze i co zmienić następnym razem. Podziel się zdjęciami – do meczu możesz dokupić fotorelację (20–25 zdjęć i zdjęcie grupowe) za 150 zł. Wnioski zapisz w jednym dokumencie, a przy następnej integracji zaczniesz z gotowym planem.

Harmonogram: organizacja integracji firmowej tydzień po tygodniu

Kiedy	Co zrobić
8 tygodni przed	cel, budżet, wstępne terminy, akceptacja przełożonych
6 tygodni przed	ankieta do zespołu
4–5 tygodni przed	wybór atrakcji, rezerwacja miejsca i dostawców
3–4 tygodnie przed	zaproszenie z programem i informacją o stroju
tydzień przed	potwierdzenie liczby osób, diet i transportu
1–2 dni przed	przypomnienie i plan dnia
tydzień po	ankieta, zdjęcia, podziękowania, wnioski

Przykładowy plan popołudnia z meczem w kulach

• 15:30 – wyjazd z biura
• 16:00–17:00 – godzina z kulami: instruktaż i ok. 45 minut realnej gry (mecz, Bubble Sumo, Last Man Standing)
• 17:15 – zdjęcie grupowe i przebranie się
• 18:00 – kolacja w restauracji

Przy więcej niż 12 osobach gramy w formie mini turnieju, a jeśli chcecie więcej czasu na grę, standardową godzinę można wydłużyć o 30 minut.

Najczęstsze błędy przy organizacji integracji

• Sam alkohol zamiast programu. Bez wspólnej aktywności ludzie siadają w tych samych grupkach co w biurze.
• Atrakcja nie na tę liczbę osób. Jeśli jednocześnie może grać 10–12 osób, a przyjeżdża 40, potrzebny jest turniej albo rotacja między strefami.
• Brak planu B na pogodę. Przy aktywności na trawie od początku ustal, gdzie przeniesiecie grę, gdy się rozpada.
• Program bez przerw. Ludzie potrzebują chwili na wodę, rozmowę i przebranie się, więc między punktami planu zostaw kwadrans zapasu.
• Zero podsumowania. Bez ankiety po wydarzeniu przy kolejnej integracji zaczniesz od zera.

Formalności: faktura VAT i podatki

Firmom i instytucjom wystawiamy fakturę VAT. Przed zamówieniem ustal z księgowością dane do faktury i to, z jakiego budżetu pokrywacie koszt.

Druga kwestia to PIT pracowników. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13) wskazał, że nieodpłatne świadczenie jest przychodem pracownika, jeśli skorzystał z niego dobrowolnie, w swoim interesie, a korzyść jest wymierna i przypisana konkretnej osobie. Przy integracji otwartej dla całego zespołu ten ostatni warunek zwykle nie jest spełniony (omówienie na Infor.pl), ale ostateczną ocenę zostaw księgowości.

Przeczytaj też: czym jest team building.

Najczęściej zadawane pytania

Ile wcześniej zacząć organizację imprezy integracyjnej?

Przy kilkudziesięciu osobach najlepiej 6–8 tygodni przed planowaną datą. Integrację jednego działu z elastycznym terminem da się przygotować w 2–3 tygodnie.

Jak zachęcić zespół do udziału w integracji?

Zapytaj ludzi o zdanie przed wyborem atrakcji i pokaż konkretny program zamiast ogólnika „będzie fajnie”. Pomaga też jasna informacja, że udział w aktywnej części jest dobrowolny.

Czy na mecz w kulach trzeba mieć dobrą kondycję?

Nie trzeba być sportowcem. Kula po napompowaniu waży ok. 10 kg i zakłada się ją jak plecak, a rodzaj konkurencji dopasowujemy do grupy.

Co zrobić, jeśli w dniu integracji pada?

Najprościej od razu zaplanować aktywność pod dachem. Jeśli myślicie o meczu w kulach na trawie, ustalcie z nami z wyprzedzeniem wariant halowy – współpracujemy z obiektami w całym Krakowie.